一种常见的采购和费用管理流程

使用场景

提针对零售类公司企业、费用报销和资产招采、经营物资招采、合同招标等共用系统的场景。将业务拆解为申请、采购、入库 3大环节，为跨部门合规管理和 IT 运营提供了便利性。

典型用途：IT 人员监控全流程，各个业务部门按需操作自己的单据。

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问题描述

如何区分是否要走招采流程？如何定义资产和运营物资的具体操作？

如仅仅需要做费用报销、不涉及运作物资和对外支付的（如：差旅、办公费用、招待费），则财务系统的立项单应有 “非招采” 标记。否则，该立项单应有 “招采” 标记，以便进入下游系统进行操作。 

如果需要走下游系统进行招采活动，则在下游系统的采购申请单、区分 “采购类型” 标记 。常用的建议是，区分 “资产采购”、“物资采购”、“费用采购”。而且 “资产采购” 和 “物资采购” 的采购申请，最终应该将订单同步至仓储系统（如有）。“费用采购” 的采购申请单，应该完成招采流程后就封存、不作其他用途。

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原因分析

订单驱动的资产和物资管理

需要一种统一的单据，表示业务已经发生、而且易于区分业务类型。由于采购流程漫长、系统存在数据引用等的交互关系，使用必要的单据作为系统边界和驱动源头是必要的。上面我们已经描述了财务系统 -> 招采系统的逻辑。招采系统 -> 仓储系统应该以订单作为系统边界和唯一的交互载体。

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解决方案：

具体流程图像见下方

 

（完）