如何解决企业内业务财务对账难问题?

随着企业规模日益壮大,人员的增多,业务部门与财务部门对账难问题日益突出:以项目型公司为例,项目经理付款申请提交上去了,但是有没有付款不得而知,也不知道到底公司财务钱付了没有,付了多少;而财务需要花费大量时间整理制作台账,付完款还要发邮件答复同时付款结果。一个简单的对账问题费时费力,浪费企业成本。企业进行付款管理迫在眉睫。

建立基础信息档案

在实际的管理过程中,为了切实做好付款管理,一般还需要财务部门建立款项支出方的基础信息档案,比如采购支出,人力支出需要建立供应商基础信息档案,项目定额采购,零星采购需要建立项目信息档案。

供应商基础信息来源渠道有三种:一是财务部门在财务软件中录入,二是财务部门平时手工或电脑记载,三是企业物资采购部门手工或电脑记载,四是上信息化管理系统。由于各部门对供应商信息需求不同和财务软件自身的局限性,对于从前两种渠道得到的供应商信息,仍需进行适当的加工才能加以运用,因此如有条件的话上信息化系统,是较佳的选择

注:

基础信息的内容视企业管理需要而定,通常应包括以下信息:

供应商名称、供应商简称(或编号)、国别、城市、供货商品类型(或品种)、开始合作日期、结算币种、结算方式(细分为转帐、电汇、信用证、现金、预付等)、信用额度、信用期、(预付情况下)首付比例、、尾付比例、运保费承担方、税票类型、我方经办人、对方经办人、供应商电话、供应商地址、供应商银行帐号,等等。

建立付款管理审批流程

企业进行付款管理会遇到的管理问题

1.付款信息管理混乱,更有甚者各种付款支出款项全部使用一个excel

2.应付账款工作处理不及时,业务部门不知道每一笔款什么时候支付,计划是什么

3.应付账款管理混乱,甚至出现没有现金预算的情况

4.应付账款流程管理不完善,每次为了付款财务都得打电话跟部门经理或者决策者核对,增加各部门工作量

5.各部门对外口径不一致,业务部门对外说款付了,实际上财务还没有付款,应付与实付金额不一致等等

 企业在付款管理管理中应采取的措施

1.对付款账款进行清晰地分类

根据公司实际情况,将费用支出,采购支出,人力支出相关数据一一分门别类地罗列整齐,同时要理清,应付,实付状态

2.第一时间处理付款申请

通过信息化系统,根据业务部门提交的付款申请,第一时间做好规划,避免影响正常业务发展

3.制定一个应付账款管理条款

财务经理应该要制定一个应付账款管理条款,让整个过程具有规范性,不会在这个过程中,出现过于盲目的情况。我们在支付应付账款的前一段时间,财务经理应该要做好现金预算,提前对资金流做一些储备,以防出现违约的现象,这不利于企业的发展。

4.设立应付账款流程

我们在支付应付账款的时候,应该按照一定的流程来进行,这个过程中要经过相关部门负责人的签批之后,再上交决策者进行最后的批复,等到整个过程都处理完毕,再来支付款项。如果这里少一步,那里少一步,整个流程失去可控性,就很容易出现问题。

5.建立良好的应付账款对账通知机制

对于一些即将支付的应付账款和已经成功支付的应付账款,应该建立一定的内部通知机制,可以让发出申请的员工及时了解所申请的应付账款的支付进度。财务人员也可以及时地通知相关员工方便对账。

结语

由于我国企业内部对支出付款的管理相对薄弱,业务部门与财务部门信息不通畅,对一些支出基本没有概念,经常导致支出无法发挥更高的价值。企业只有从战略高度出发,有目的、有效率地管理好付款,打通业务部门与财务部门之间这个“结”,才能使自己在激烈市场竞争中处于有利的地位,从根本上减少付款管理工作,实现付款信息的实时共享

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