三十九、时间管理

时间管理这个话题比较老套。百度上随便一查方法有很多，比较知名的是番茄工作法。但是这个对于每个人真的有用吗？对于时间管理这种事情，还是因人而异。没有主观的要去做，再多的番茄也没有多大用处。

当然，莫斯在这里不是想评论番茄工作法，也不是泛泛而谈时间管理的方法论。这些话题都太大了。今天只讲在项目管理中的时间管理。

现代项目经理和过去有些不同。莫斯年轻的时候，项目经理就管着一个项目，从项目启动到最后交付，项目经理一手带大，最终毕业。

而如今时代在变，企业更多的是讲究效率，于是有了PMP，有了PMO。矩阵化管理的结果就是项目经理管理项目的职责不变的前提下，项目组对于项目经理的依赖程度降低了，重要性降低了。一方面项目经理只需要关注项目管理，另一方面，同时会有多个项目经手。

于是问题来了，之前一手一个项目，从小带到大，熟门熟路。现在一手2到3个项目，多的时候4到5个。看起来时间不够用了。其实是没法事无巨细的盯着安排下去了。于是怎么才能在有限的时间里做到手上所有项目都能够如期交付？

这便是项目经理时间管理的意义所在。那么具体有那些方法呢？

一。 设定带有优先级的 To Do List

To Do List 可能大家都在用，目的在于提醒自己有这么一件事情要去做，以免忘记。

但是当需要做的事情非常多的时候，单纯的To Do List就不够用了。事情多到了一天，两天都完不成，那件事情需要先做？此时一般的To Do List就没有了意义。而优先级就有了用武之地。

先做优先级高的，代表着事情的紧急，越是紧急的事情先处理。有截止时间的任务，通过设置优先级也可以给自己留点时间上的余地。

于是每天早上上班的第一件事情，就是更新自己的To Do List。这需要和邮件配合，每次打开邮箱收取邮件之后，需要在15分钟内大致浏览每一封邮件的内容，（注意，只是浏览，不是处理）这15分钟里你需要知道所有邮件的内容，判定哪些是紧急的事情，打上红色记号，哪些是无关紧要的事情，顺手删除。哪些需要后续跟进的，打上蓝色记号等等。

于是15分钟之后，所有任务都有了优先级，那么剩下的事情就是按照优先级一件一件的跟进。

每天下班前的最后一件事情，浏览下To Do List，是否当前紧要的事情，或是必须今天完成的事情已经完成。从而保证当天事情当天完成。拒绝拖延症。

二。使用二八法则提高处理事情的效率

二八法则已经不是第一次提到，之前我们提到过一次，通过鱼骨图找到项目中的问题之后，找出最主要的问题先解决。

简单来说，二八法则是化繁为简的动作，通过一个简单切入点——20%，解决80%的问题。

现实项目管理中也是如此，当前有一堆事情要去做，你需要找到最最有效率的方法，不说立竿见影也要行而有效。

这点尤其在多个项目同时进行的时候特别管用。当多个项目同时进行的时候，项目经理的时间有限。很有可能几件事情都在同一个时刻爆发，而对于项目经理来说，每一个项目的重要性都是一样的。于是找到这些事件的根本原因，对症下药才是最有效的方式。

三。 将任务分发下去

如果手头上的项目有很多，势必会有很多的任务。但是项目经理就一个，此时该怎么办？所有人都在等项目经理，真的是亚历山大呀。

这个时候，最好的办法是将任务分割成小任务，交由相关人员来处理。这样即使只有一个项目经理，只要任务分发的合理及时，每一个项目都不会受到影响。

于是你需要告知相关人员，当前情形是什么样的，你需要他做什么事情，达到什么样的效果，这件事情需要在什么时间之前做完。

嘱咐完之后，你要做的就是定期隔一段时间，去询问下任务的进展情况，是否按照自己的设想进行。以防对方理解产生歧义，最终给到的结果南辕北辙。

这样即使任务不是自己在做，也能够及时了解到任务的进展和遇到的问题。即充分利用了自己的时间，也能够调动整个团队积极的完成项目。

以上是莫斯对于时间管理的一些方法。通过这些方法，虽然说不上时间多了不少，但是好歹也是手头上3-4个项目都能够顺利进行，不会整组人等一个人。