第一课会议纪要学习体会
作为管培生,学习的第一课是关于会议纪要的,经过理论知识的学习和近几次的会议纪要实践,有如下几点体会:
1、什么样的会议纪要称得上好的会议纪要
这一点很简单,按照所讲,会议纪要的6个元素:开篇、议题、目的、结论、Todo、其他。
[if !supportLists]l [endif]开篇:包括时间、地点、参会人员、主持人、纪要人等。
[if !supportLists]l [endif]议题:会议讨论的主要内容。
[if !supportLists]l [endif]目的:会议最终想要达到的目的,也是开会的意义所在。
[if !supportLists]l [endif]结论:根据会议讨论的议题,得出的最终结论,不管解决或未解决问题,都要有个结论。
[if !supportLists]l [endif]Todo:围绕议题和结论,会议后要做的事情。Todo有3个要素:人、事、时间。时间可以是阶段性的,也可以根据事情的内容给出隐性的时间。(不一而论)
[if !supportLists]l [endif]其他:会议过程中没有形成结论或Todo的次要信息。可看可不看。
上述6个元素,其中目的、结论、Todo,3个要素最为重要。做到了这一点,可以认为所写的会议纪要是好的会议纪要。但是如何做到这一点呢,需要思考第二个问题。
2、如何做好会议纪要
由于每次会议的内容、人员、时间等不可能相同,而且无法要求所有人都按照这个思路来开会,也不可能专门留出时间让纪要者明确这些信息。所以想要在不确定的会议过程中找到确定的信息,就需要提炼和归类。从上百句话中提炼出一句话,把杂乱无序的信息进行归类整理,最终得到最关键的信息。
这里反映的是系统性思维的能力,提升到战略的高度。但是我对战略本身的理解和剖析不够,还无法真正体会。
话说回来,作为纪要者,所记信息要和会议主持人或当事人确认无误。那么,下一个问题。
3、如何成为好的会议纪要者
朱老师在这里讲到了会议纪要者的3种误区:
[if !supportLists]l [endif]第1种:记录员。就像录音笔一样,原原本本的把会议过程记录下来。
[if !supportLists]l [endif]第2种:纪要员。对会议记录的信息,能够进行归纳整理。做好了这一点,其实已经做好了上面提到的两个问题。
[if !supportLists]l [endif]第3种:秘书员。有一些秘书的职能,比如速记、安排日程、会议等。
咋一看,感觉会议纪要者能做到上面的第2种,就已经可以了,如果能做到第3种,就很牛逼了。但是,抛除表象,不要管自己是什么角色,回归会议本身,认真想一下,会议是什么,开会是为了什么。开会是为了众人一起研究、讨论或传达一件个体解决不了的事情,是有目的性的。任何没有目的的会议都是在集体自杀。
因此,作为一个好的会议纪要者,是要竭力促成会议达成目的的。用朱老师的话说,一个好的会议纪要者其实是会议的“虚拟组织者”。我认为这里还分为两部分,一是作为参与者,要间接的引导整个会议的过程,以期达到目的;二是作为主导者,可以直接掌控全局。当然,要分不同的场合、不同的人员、不同的话题等。
个人认为,出于尊重和谦虚,暂可选择头者。而对于后者,也有一些看法,且认为是下个问题。
4、如何组织好一场会议
个人的一点愚见:
[if !supportLists]l [endif]会议通知:提出或获取会议议题时,首先要将会议的时间、地点、人、议题、目的,明确的传达给所有参与人员。这是最基本的,但是却并不是发一封邮件就完事儿的。如何传达给所有人、如何明确传达给所有人、如何确定所有人都已明确会议信息,是要做好的。
[if !supportLists]l [endif]会前:会议正式开始前,再次将会议的议题和目的明确传达给参会者。最好能确认大家都已明白。
[if !supportLists]l [endif]会议纪律:包括时间、是否外出、是否可接电话、如何发言、整体步骤等。个人觉得这块得分不同的会议主题,不同的人员等进行区分对待。比如,严肃的主题,那纪律要明确,而轻松愉快的主题,纪律就可以适度放宽;或者有外宾、高级领导等,要严肃正式,内部例会等就可以随意一些。但是无论哪种情况,会议纪律要提前明确,同样要让参会人员都明白。
[if !supportLists]l [endif]会议过程:过程中要控制方向和节奏,时间上、话题上、人员情绪、会议效果等等。不能无休止的争论、不能偏离主题太远、也不能单口相声等等。
[if !supportLists]l [endif]会议结论:会议结束时,要让与会者清晰知道会议的目的是否达成,与个人相关的信息是否明确。
[if !supportLists]l [endif]会后:整理发出纪要。并不断跟着进展,进一步推动事情的落实。
经历—经验—能力
管培生第一课,除了会议纪要本身的知识,朱老师还教授了一个非常有哲理性的信息,这个信息对于我来说,不只是在当下、不只是在工作,而是对人生的成长大有裨益。
[if !supportLists]l [endif]经历:一个只有经历的人生,应该说是有记忆而少思想的。得到的无法长久;失去的不知珍惜。
[if !supportLists]l [endif]经验:可以把经历进行思考总结,遇到同样的问题不会再次出错。在固定领域里可以游刃有余。
[if !supportLists]l [endif]能力:举一反三,融会贯通。有自己的处事方法论,在不同领域可以快速进行经验复制。
人有的时候是很懒的,尤其是思想上的懒惰。我就是一个非常懒惰的人,而且是年龄越大越懒。虽然没有总结出这3种能力等级,但是对于举一反三这个词还是知道的,却慢慢放弃了。拿总结这个事情来说,工作前或刚工作的时候会经常做。遇到一个问题,处理一件事情,都会想要从中汲取些信息,以便遇到同类事情时不至于手足无措。而现在,会选择性的失忆,忘记一些事情,屏蔽一些信息,甚至懒得去提升自己的技能。可能是利益驱使吧,或者责任心、无知心作祟,具体我也不清楚。
非常感谢朱老师,这次课程,让我重新意识到自己的问题。虽说短时间改不了,但是感觉自己在思想上已经有了警惕性,不时的会反省一下自己。
另外,在这次课程中还有几个信息对我很有触动:
[if !supportLists]l [endif]抱怨别人是因为对别人有依赖。最近一段时间,工作上常常会有抱怨之声,各种吐槽,甚至一度对公司和老板失去信心。然而抱怨,反映了自己的依赖心理。对于父母亲人,对于朋友同事、对于社会城市,从小到大不乏有抱怨之词,现在想想,正是因为自己依赖这些人或环境。那么,生于父母、交于朋友、存于社会,是因为有爱。父母老了,便应从依赖变成被依赖;年龄大了,朋友之间就该相互帮助;能力强了,便可以取之社会报之社会。
[if !supportLists]l [endif]看书,尤其是思想层面的书,不必去刻意理解。这里让我想到了五柳先生的“好读书不求甚解”。我以前看书,如心理学、人物传记等,看完后很难记住具体信息,尤其是人物名字。导致自己在写文章或者聊天时,没有依据,靠感觉,不具有说服力。相反的,听别人说的时候,各种历史名人,各种引用名句,觉得自己好low。因此,曾经一度否定自己看书的习惯,于是便刻意记一些信息。现在想来,其实两种习惯都不对,也都没有错。对于思想层面的书,确实还是要遵循由心而读,不要刻意想要记什么。然后,就像朱老师讲的,放下,放空自己,过段时间再读一遍,同样的再放下,反复多次,每次应该都有不同的感觉。我所欠缺的,是反复的读,读多了体会了自然简单的信息也就记住了。而收获的却不只是记住的那么一点点。
能有机会静下心来,读读自己,也挺好(*^▽^*)