GTD 和 Omnifocus 的那些事儿（二）---快速上手

前言

没有最好的工具，只有最适合你的工具—小欠说

必须承认，我是 Omnifocus 的忠实拥趸和鼓吹者，一直以来我的看法都是“Omnifocus 是最强大的 GTD 工具，没有之一”，不过客观的说，它未必适合每一个人。GTD 是我认为每个人都应该去学习和实践的一种方法，实现这个方法的工具则有很多，从 Web 端的，到 PC、Mac 端的，乃至纸和笔，都可以成为你 GTD 的有利帮手，选择一个最适合自己的，能让自己真正用得起来的，才是最重要的！

书归正传，上一篇中，我们讲述了“什么是GTD？” ,从这一篇开始，我们开始进入 Omnifocus 的实践操作。请先清楚一个事实，Omnifocus 是一款功能非常强大的 GTD 工具，远比普通意义上的 Todo-List 类软件强大得多，所以它的学习曲线也是相当之长，没经过系统的学习和较长时间的实践，很难全部掌握其精髓。使用它之前，请确认一下自己是否真的是否做好了准备，能否坚持下去，如果答案是“yes”的话，恭喜你！你即将进入一个全新的领域，也许你的生活方式也将从此改变！那么，就让我们开始吧。

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人物登场

前一阵子 AsianEfficiency的 Omnifocus 系列教程 写的很好，其中引入了一个虚拟人物来进行实践演练，在此我也东施效颦一下，引入我这个系列文章中的虚拟人物—小李：

小李是个土生土长的帝都男生，刚过而立之年，非单身亦未婚。他在一家刚刚创立不久的移动互联网公司做产品负责人，职责除了负责产品的策划运营之外，还要兼顾一些外联和团队管理的工作。他向 CEO Jaff 汇报，部门内有一枚产品经理 Woshi 和一名 UI 设计师 Jerry，与他协作的技术部门负责人是 Sunfruit，他们是这家公司的最早的成员。

小李的兴趣爱好蛮多，业余时间喜欢呼朋唤友的小聚一下，也坚持运动来保持健康的体魄。作为一个典型的互联网从业者，小李爱好数码产品，用 Kindle 阅读，用 iPhone 和 iPad 来工作和娱乐，上 Twitter 和 Facebook，用 Tumblr 写一些玩物丧志的博客。

小丽是小李的女朋友，同样是一枚果粉和互联网成瘾患者。他们有共同的爱好和生活方式，小李希望明年可以娶小丽过门早日让爸妈抱孙子 XD

好啦，这就是我们的虚拟人物小李，他是帝都万千年轻人之中普通又不普通的一位，我们将以他为模型，看看 Omnifocus 是怎么玩转起来，改变他的生活的。

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准备工作

熟悉界面：

开始上手之前，先让我们熟悉一下 Omnifocus 的界面。Omnifocus 过于简洁（甚至有点简陋）又排布了N多按钮、窗体和栏目项的界面一直被很多人争议，我个人倒是蛮喜欢这种风格的：越不花哨的界面越能减少对注意力的分散，而且 OF 的界面是可以深度自定义的，就看你自己的喜好了。

上图是第一次打开 Omnifocus 时会看到的样子，它就是默认的“Planning Mode（规划模式）”，随时进入这个模式的快捷键是“CMD+1”。屏幕上各个部分分别是：

1. ToolBar（工具栏）：这里可以充分的自定义显示哪些图标以及如何显示，后面我们用它发挥巨大的威力；
2. View Bar（显示栏）：这个栏的作用是过滤器，通过设置这里可以过滤下面会显示哪些项目，这个栏非常之有用，后面我们会详解每一项。它默认并不显示，开启办法是工具栏里面右侧的小眼睛，或者快捷键“SHIFT+CMD+V”;
3. Side Bar（左边栏）：这里显示 Inbox（收件箱）和 Library（资源库），资源库下面包含用户所有的 Folder（文件夹）、Project （项目）和 Single-Action List （单个动作列表）；
4. Main Window（主面板）：这里显示左边栏选中项目下的所有 Action 列表；可以在此对每个动作进行修改编辑和 Check（完成）的操作；
5. Columns：在主面板的顶部条点击右键，即可手动修改显示 Action 的哪些属性，包括 Project（所属项目），Context（情景），Start Date（开始时间），Due Date（截至时间）等等；

与刚才的“规划模式”对应的，上图是“Context Mode（情景模式）”。Planning Mode侧重展现 Projects 的全貌用于规划，而 Context Mode 则更注重展示完成任务时候的情景（ Context） 。在此模式下，左边栏显示用户预设好的所有 Context ，点击每个条目可以看到它下面包含的所有 Actions ，比如点击“Office”，右边就会显示所有在“Office”这个 Context 可以去完成的 Actions 了。 （注：Omnifocus 的中文版里面把 Context 翻译成为“上下文”，很多文章也引用了这个称呼，而我始终觉得“上下文”是个十分没品也令人费解的说法，所以以后我都用直接用 Context 来叙述，必要用中文的时候则用“情景”代替）

快捷键备忘：

CMD+1：Planning Mode
CMD+2：Context Mode
CMD+4：在左边栏和主面板之间切换光标
上下方向键：在条目之间上下滚动
左右方向键：展开和折叠所在条目
SHIFT+CMD+V: 开关 View Bar

一些设置：

熟悉完界面，再来做一些基本设置。在本篇里我只对一些最常规的基本设置进行说明，更细致的说明待到后面的篇章里面结合实践来讲解。进入设置的快捷键是“CMD+，”

通用预置

这里需要注意的是“Quick Entry Shortcut”，有了这个快捷键，我们就可以在任何时候直接呼出 Omnifocus 的 Quick Entry （前提是 Omnifocus 处于开启状态），迅速的添加 Action 到 Inbox 里面了，这几乎是最最常用的一个快捷键了，可以根据自己的习惯去自定义。其他选项可以根据自己习惯去设置，图中是我的偏好设置（下同）。

数据预置

• Cleanup ：“Clean Up Inbox items which have”指的是当 Inbox 里面的一个动作具备何种要素的时候就自动被整理到相关项目下，这里建议选择“Both a Project and a Context”：当一个 Inbox 里的 Action 被赋予了 Project 和 Context 的属性后才会被清理出 Inbox；
• Dates & Times ：这里按照自己的习惯来设置即可，我的习惯是把“Due Soon（即将截止）”设置为一天内，而“Default Time for Due Dates（默认的截止时间）”设置为晚上11点； Due Soon 和 Due Dates 都会影响到 Omnifocus 何时来提醒你任务要过期了；
• Projects & Action Groups ：按照我的设置操作即可，后续我们会详细解释“ Sequentail（顺序的）”和“Parallel（平行的）”之间的差异和用法。

剪辑预置

Clipping Shortcut 也是十分有用的快捷键，在浏览网页的时候选中一段图文内容，或者直接在 Finder 下选中若干文件，直接一键即可关联到 Omnifocus 下生成一个新的任务，待到执行任务的时候就可以看到相关的网页或者文件了，甚至在 Omnifocus 未开启的时候都可以工作，非常便捷。下面的“Mail Clip-O-Tron 3000” 是个 Mail.app 的插件，可以在 Mail 下直接将一封邮件剪切到 Omnifocus 下生成任务，对于工作离开不邮件的人来说这是个利器。

同步预置

Mac 版本可以和 iPhone 或者 iPad 版本通过网络进行同步是 Omnifocus 最大的优势之一，而且有多种方式可以供我们选择。我个人是用 MobileMe 来进行同步的，在免费的 iCloud 出来之前，没有 MobileMe 的用户可以尝试 Omni Sync 这个 Omnigroup 自己提供的服务来进行同步。点击“注册”即可跳转到注册页面，简单几步后即可获取一个免费的测试账号了。设置完成后，记得打开你的 iOS 设备，也进入“设置同步”的步骤，然后点一下上图中的“ Share Settings ”，即可通过 wifi 把设置从 Mac 传输到 iOS 客户端上。怎么样，方便吧 ？

设置都完成了，下面我们该快速的进入实战演练了。

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最快速的上手

首先要啰嗦一下，在一篇文章内把 Omnifocus 的所有功能讲述清楚是个不可能完成的任务，更何况每个人根据实际情况的不同也会有迥然相异的用法，所以这里我们只是用个最简单通用的范例，来引导大家上手操作 Omnifocus，实现 GTD 里面的“收集—整理”的工作，让新手可以生成自己的任务列表，至于“组织—检查—执行”，我们要在后面详述了。

收集

上一篇中我们介绍过 GTD 的基本原则，其中第一步就是“收集”—把所有需要关注或执行的任务或者点子都倒入收件箱。那么，我们就来看看小李脑子里都藏着哪些事儿吧：

• 买10.1和小丽出去玩的机票
• 读完《冰与火之歌》第五卷
• 给外包公司结款
• 每天清除 Google Reader 里的未读项
• 策划设计公司的网站
• 整理 Twitter 的 List
• 问问 Steven 关于他的演唱会
• 缴纳交通违章罚款
• 交每个月的电话费
• 给 Jerry 准备生日礼物
• 召开每周例会
• 研究 GTD
• 去著名的日式拉面街大吃一顿
• 构思下一篇博客
• 测试公司产品的 html5 版本
• 和 Jaff 沟通产品的发展问题
• 每周二打篮球
• 研究寻找好用的 EDM 平台
• 自己尝试给爸妈做一顿饭
• 发送产品的 iOS 内测版本给用户
• 研究一下 Keyboard Maestro
• 关注 Kindle 的下一代产品，决定买不买
• 招聘一个 BD 经理
• 研究一下装修房子的问题
• 给老爸买一台小米手机

篇幅有限就不多写了，总之原则就是把脑子里能想到的都倒出来扔进收件箱，这样才能做到“摆脱压力”去专注于当前需要做的事儿。现在收件箱看起来变成了这个样子：

之前和 Cherry 探讨过一下“是否有必要把事情先放入 Inbox 再整理，为何不直接整理到项目下”这个话题，我的理解是这样的： Inbox 对于我来说比较像办公桌上触手可及的“便签”，当专心处理某件事情的过程中突然被意外打断的时候，我希望做的就是尽快把它记录下来然后继续回到处理的事情之中，既不希望丢掉对这个突发事件的关注，也不希望打断当前手里的工作去给它做仔细的规划，这就是 Inbox 显出作用的时候了。所以 Omnifocus 有很方便的 Quick Entry 和 Clipping 快捷键，就是为了不打断当前工作同时快速的添加 Inbox 项而设置的。只要做到定期处理清空 Inbox，就可以确保不会延误任何事情了。

文件夹、项目和任务列表

现在收件箱堆得满满了，我们该开始分门别类的处理他们了。在上文介绍过的“左边栏”里面，我们可以添加文件夹、项目和任务列表。归纳整理这些项目是个值得展开细说的话题，我们今天只拿一个最常见的典型来做例子。我处理左边栏项目的原则是这样的：

1. 层级尽可能少一些：Omnifocus 支持无限的层级嵌套关系，但是过多的层级会让左边栏变成可怕的树状结构，而且在 iPhone 上一级一级的进入下一层也是个麻烦事儿，越简单的层级越能一目了然，提高查看的效率；
2. Folder（文件夹）越少越好：多用 Project 少用 Folder，Project 可以被赋予诸如“平行”和“顺序”等属性，可以设置默认的 Context，最关键的是 Project 可以在 iPad上爽快的进行 Review（检查），Folder可就没这么好的待遇了；
3. Project 也是越少越好 ：怎么连 Project 也要越少越好？我的看法是 Project 位于左边栏这块寸土寸金的黄金地段，只有长期固定的事情才应该被赋予 Project 的属性，比如工作上的某个项目，或者生活中经常做的某大类事情；
4. 善用 Single Action Group：上面的大哥们都被缩减了，那就要灵活使用 Single Action Group 来补充啦。一些经常重复的固定又简单的项目（比如每天读报，每月还款）或者 只是偶尔发生没有太多前后关联的项目（比如一次旅游，一次会议），虽然他们可能包含多个 Actions 而不是简单一步即可完成，我们还是把它放入 Single Action Group 里面更好。Omnifocus 可以在任一个 Action 下建立下级 Action，所以我们完全不必担心。你可以把这样的 Action List 理解成为不出现在左边栏作为 Project 的小型 Project ：）

有了以上原则，再结合之前小李的那一堆 Inbox 项，我们初步建立左边的树状结构如下：

需要说明的几点是：

1. 我比较习惯按照事情的逻辑关系来分层次和建目录，所以我的所有事项基本都在两个大文件夹下：Work 和 Personal 。Work 下的项目稍微复杂一些，按照职责我又建立了 Product、Operation 和 Team 三个文件夹，下面各有各的一些项目；而 Personal 下面比较简单，每个领域都是一个 Project，下面不再细化出子级的 Projects，而是用刚才说过的 Action Group 来操作；唯一一个 Folder 是 Reading 下面，除了随时发现好书放入 Reading List 之外，每本书在阅读的时候都会建立一个以书名命名的 Project，方便记录笔记和整理相关资料。
2. 除了 Reading List 之外，在 Work 和 Personal 这两个文件夹下面各自还有2个 Single Action Group，一个是“Single Actions”，用以存放简单的、一次性的及不适合并入任何 Project 的任务；一个是“Someday/Maybe”，用来存放突发奇想的点子或短期无需（或无法）实施的任务，注意看他的状态有个暂停的符号，因为我把它的属性设置成了“On Hold”，这样它下面包含的所有内容都不会被认为是“Available”的，这个我们后面细说；
3. 在 Work 和 Personal 两大文件夹之上，还有个叫做 Daily 的 Single Action Group，这里会存放每日例行的一些动作，比如上面提到过的“每天清空 Google Reader 未读”，还可以包含每天例行的“清空 Inbox”“检查可用任务”等多个 Action List，这是个很有用的方法，后面也会细说。

经过一番折腾，我们终于给 小李 列出来的所有项目都找到了一个归宿，他们愉悦的撤离了 Inbox，等待时机成熟时出现在我们面前让我们去执行。哦，等等，他们还少了点东西，就是下面这个咯。

Context（情景）

Context是个很有趣又有点纠结的东西，所以我们先给出范例，再来讲解：

从严格的 GTD 理念来说， Context 应该定义为“ 为了完成任务所以来的场所，人物或工具”。其实这个定义早就被拓展了很多，比如“Waiting”这种表示某种状态的 Context，甚至有人用项目或者工作职责来定义自己的 Context，比如“工作”“生活”“家庭”等等。还是那句话，最适合自己的方式就是最好的方式。只要记得 Context 是用来描述完成任务所需的“情景”即可。关于 Context 的话题可能用一篇长文都讨论不完，在此我们还是先简单的从上图中的范例做个交代：

• 场所类：Office，Home，Errands 这些都属于场所类的 Context，当你所在的空间变换了之后，可以根据这些 Context 更好的查看适合去做的任务；
• 方式（工具）类：Phone，Email，Online，Meeting 这些都是完成任务所以来的方式或工具，一方面执行任务的时候可以提供参考，一方面也可以在某一状态下完成不同 Projects 下的一些任务。比如 Work 中有些事情是需要用“Phone”来完成，Personal 下也有需要“Phone”的任务，当你在出租车上这种很适合且只适合打电话的场景的时候，不妨查看一下 “Phone”这个 Context 下可做的事情有哪些，不管是 Work 的还是 Personal 的，都会被放在一起一目了然，这就是 Omnifocus 对任务的强大的整理和组织能力的一个小小体现；
• People：Omnifocus 的 Context 也是可以无限层级的，这也是超越 Tags 的一个地方。在 People 下面列出日常打交道最多的人是个较好的办法。和上面说的“Phone”类似，你可能会有 N 件事情都和某人有关，但是他们分属不同的 Project 下面。不必担心忘记什么，打开这个人的 Context，一切就尽在掌握了；
• Waiting：这是个无比给力的 Context，当你需要做的事情需要别人先完成某个部分的时候，这个 Context 会确保你不会忘记，又不必时常摆在眼前烦人。同样，Waiting 也可以下分出若干个子 Context 来，既可以看 Waiting 这个 Context 查看所有等待别人的事情，也可以单独看看张三李四到底还欠着你什么事儿没办。

真不容易，我们总算是把一堆事情分门别类的放在了不同的 Project 下，也加上 Context 来更好的找到和区分他们。看看下面完成后的 Planning Mode 和 Context Mode，还是小有成就感的吧？

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结语

憋了一周，终于完成了这篇文章，绞尽脑汁的想把 Omnifocus 最基础的入门只是一股脑倒出来，真的不太容易。其实本篇我们只是讲了一些最最基本的操作，距离完全发挥出 Omnifocus 的能量来还差得多呢。不过万事开头难，相信后面会越来越顺手。也希望各位看官看完本篇，可以兴致勃勃的自己动手去整理一下自己的 Project 和 Context。后面的篇章我们会正式进入细致的讲解，从收集，整理开始全面的讲述 Omnifocus 的各个功能和操作，并随时附带好用的快捷键帮助。最后送大家一句话共勉：坚持就是胜利！