也谈时间管理和GTD

也谈时间管理和GTD

时间管理

随着事情越来约多发现时间越来越不够用了，但是其实每天时间都是恒定的，并不增也不减，所以感觉时间不够用了总归只是个人主观感觉。

对我个人帮助比较大的是三本书《番茄时间管理法》《高效能人士的7个习惯》《把时间当朋友》。总结来说，有如下4点：

• 减少干扰
• 集中注意力
• 利用碎片时间
• 利用GTD工具

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减少干扰

目前各种通讯软件众多，基本上每天工作的时候都会开着至少3种通讯软件（mail，qq，内部im），如果在算上微博和微信，不亏是信息爆炸的时代。并且现在的提醒技术很牛掰，各种提醒纷至沓来，没有强迫症的人也会被培养出来“有提醒必点”的毛病。 
笔者原先Mail5分钟更新一次，QQ（尤其是群）提醒接收，微博配置在了air的通知系统中，每天总感觉被无数鸡毛蒜皮的事情打断。自从将Mail的更新时间改成1小时更新一次，QQ只接收消息不提醒，删掉微博的通知配置后，立刻感觉时间又变成自己的了。

另外一件不得不说的事情就是开会了。公司不开会不行，开会多了更不行。对于开会笔者自身认为，必要的沟通必不可少，所以会必须要开，但是什么会去，什么会不去就有讲头了。 
第一：人多的会不去 
根据经验，超过5个人的会很难在会上定出具体可落地的事项，这种会众口难调，基本开了还会再开。 
第二：自己不是关键的不去 
有很多会议仅是涉及你，但是并不是关键路径，很可能在会议上只是提一下，其余时间都在讨论和你没关系的事情。这种会议不去也罢，最后看会议纪要就可以了。（如果想学习那另当别论）。 
第三：没准备的会不去 
如果会议邀请中没有把要讨论的事情说清楚，也没有任何附件的材料，那么这种去了意义不大。会上肯定大部分时间都在做背景介绍，耽误所有人的时间。

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集中注意力

减少干扰和集中注意力是一对孪生兄弟。减少干扰的目的是防止被中断，而最终的目的是可以集中注意力干一件事情（集中注意力的好处大家都懂的），所以减少干扰了，也就可以集中注意力了。 
下面是番茄时间管理法的精髓，其实简单来说就是有张有弛，张弛结合。有研究表明一个人可以持续集中注意力的时间不会超过40分钟，所以我们必须在集中精力一段时间后放松一下，然后才可以再次进入下一段集中精力时间。 
并且我们不用严格按照25分钟来，而是可以根据每个人自身的情况进行设定。按照如下方式执行后需要严格控制干扰源，在番茄时间内不允许任何中断，这样我们就会发现效率确实明显提高了不少。

1. Decide what you’re going to do (e.g. “draft my blog post”).
2. Set a timer for 25 minutes.
3. Work until the time is up: this is one “pomodoro”.
4. Take a 5 minute break, then start your next pomodoro
5. Every 4 “pomodori”, take a longer break.

提到集中注意力另一个不能不提的就是时间管理四象限法则。这个耳熟能详的法则具体如下图： 
 
时间管理不好的人会将时间花费在A象限，而时间管理好的人会将时间花费在B象限。如果我们任由时间被花费在B象限，那么随着时间的推移，慢慢的A象限的事情也就变成了A象限的事情。我们就永远无法从中摆脱出来。 
而使用这个法则最重要的一件事情就是如何确认待办的事情属于哪个象限。首先我们对于紧急可以很简单的辨别出来，但是对重要就会变得仁者见仁智者见智了。这也是实际情况，每个人角度环境不同自然看待事情的结果就不同。但是如果在工作中拿不定主意，建议多和领导沟通一下，这样的效果会更好。

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利用碎片时间

最近流行《爸爸去哪儿》，我们也可以问问“时间去哪儿了”。其实我们大部分的时间都被碎片化了，其中最主要的就是在上下班的路上，基本上每个人每天都会花费1-2个小时在路上。（ps：10分钟能到公司的是土豪，我们不予讨论。） 
笔者建议利用乘坐交通工具的时间来读书，首先交通工具上空间相对封闭，自由度受到一定限制，有利于专心干一件事情（你也干不了别的事情）。其次，现在各种读书软件+智能手机不用我们负重就可以存储海量的书籍，携带方便。最后，看书还不费流量，省钱啊！^_^ 
笔者计算了一下，按照30分钟可以读30页计算，每天上下班60页书，全年工作日算下来可以读15600页书，大英百科全书2年就可以读完了。

另外，工作的8小事并不是完全相同的，有些人可能上午精神，下午困。有些人可能下了班才有写code的灵感。也有些人下午头脑清晰适合头脑风暴。每个人的时间性各不相同，结合四象限法则我们应该在我们的“高潮”时间里处理重要不紧急的事情，而在普通时间里处理重要紧急。比如：我们可以在我们最有激情的时候进行重要的项目实施或开发，而在快去吃饭的时间内处理类机械的提案等事情。

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利用GTD工具

GTD是英文Get Things Done的缩写，来自于David Allen的一本畅销书。GTD理论本身很体系也很复杂，如果单纯学习这套理论可能就会花费不少时间。笔者个人认为，我们是打算利用GTD来提高工作效率，而如果花费大量时间去学习理论而不去实践，那就有点本末倒置了。我们只要把握好如下这个核心精髓即可，不用为了GTD的各种实践方法花费过多的时间。

GTD的核心是，将所有要干的事情写下来，并做好时间计划，然后集中精力完成眼前的事情。

工欲善其事必先利其器 
笔者目前使用的工具是Evernote+Wunderlist。主要按照如下方式使用：

1. 接到任务后区分是长期任务还是短期任务
2. 短期任务记录到Evernote上，利用番茄时间法当天搞定。
3. 长期任务记录到WunderList上，设置DeadLine，并把大概需要做什么记录下来。
4. 每天将Wunderlist上的任务分解成小任务按照2执行。

按照以上方法如此反复，可以确保不会忘记事情，并可以将主要精力集中在当下。其中使用Wunderlist需要有几点注意：

• 每个任务务必设定到期时间，否则很容易就放在那里不过问了。
• 善用提醒，对长期任务设定合理的里程碑。
• 善用多终端同步，利用手机的便携性，坚持有想法就记录。