GTD时间管理

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纠结的GTD工具选择之路

本文来自读者 Di Shaodong 分享。

不知道是否所有GTD初学者都会像我一样，一开始会不断寻找GTD工具，对于网上各种GTD软件，像什么Thinking Rock，mGSD，各种在线GTD工具，什么RTM，todlodo，Doit.im，以及GTD笔记本之类的工具很神往，同时也很迷惑。到底什么才是适合自己的工具？

面对眼花缭乱的工具，如果不加以选择，只会在工具的海洋中迷失，从而离GTD的目标越来越远。我庆幸我终于明白自己到底需要的是什么，本文即是我那纠结的探索和选择的心路历程，写出来与大家分享，希望对正在同样纠结的朋友有所帮助。

• 工具，究竟需要何种工具？

刚接触GTD那 会，就被其理论深深吸引，于是就有强烈的实践GTD的冲动。可是马上就发现，用于实现GTD的工具真是数不胜数。在这些工具中，大致分为软硬两类，一类即 是借助现代科技，即软件来实现，另一类则是通过纸笔。在纸笔当中，有普通笔记本，还有专门的GTD笔记本。GTD笔记本做得真是相当全面，GTD流程从头 至尾，收集，处理，清单……系统得很。软件里大致有三类，一类只是专注于行动清单的列表类，即todo list软件；还有是日历类像Google calendar；还有就是很系统的像thinking rock这样的东西。

这些工具看起来都是那么地迷人，似乎打上了GTD的标签，就感觉它好像有无穷的魔力一般，内心总有一股冲动要把这些工具利用起来。可是全部都用肯定不现实，能有一种工具搞定所有一切不是很好吗？于是我开始寻找，想找到一个全面的GTD工具。

当初我就是这么傻，可能是因为太迷信GTD，导致这些工具让我的心起了涟漪，和GTD的心如止水理念背倒而驰了，我都全然没有发觉。

渐渐地我发现，我只是在不断试验各种工具，我只是在不断迷茫，不断徘徊，我这根本就不是在GTD。

• 其实，没有完美的工具

我们每个人都是这样的，总是希望有完美的工具，总希望用一种工具就完成所有的任务，总是希望能找到一把瑞士军刀。可是这恰恰是GTD的一个误区。在 GTD的世界里，没有一把瑞士军刀。也许你会说GTD专用笔记本，或者thinking rock等设计以包含GTD整个流程的工具，其实，我觉得，这是没有必要的。并非GTD的每一个流程都要借助外部工具。

• 追本溯源，从GTD流程图开始

流程图（见右图），请读者好好看看流程图，然后再看下面的文字。

当我发现偏离GTD道路的时候，我开始认真思考这张GTD流程图。我恍然大悟，其实每一个环节都是不同的情景，需要借助不同的工具。生活就是不断地 折腾，只要我们活着，就会不断有想法要去做些什么事情，无论是自己想做的还是别人希望你做的。只要你产生这样的想法了，而又觉得可以去做的话，那就把它记 下来。

对照着流程图看，对于各种事物，决定是否可做的时候，简单一点完全用脑子就可以搞定了。再复杂的情况，拿张纸写写画画，或者借助思维导图。但是关键 的一点是，这个过程是在分析，任何其实工具只是辅助分析的工具，就好比草稿纸，我们要的是最终的分析结果，结果出来后，草稿纸就可以扔了。

可能你不明白我到底想说明什么。我只是想说明，分析的过程有辅助分析的工具，不要把辅助分析的工具归到GTD工具里。每个人都有不同的思维方式，重要的是思考后的结果，到底某件事，是做，还是不做？

接下来两条路。如果做，少于2分钟，那就马上做。不能马上做的，记下来，以后再做。而这一过程的实现也根本不需要所谓有GTD工具，用脑子就可以搞定。

• 原来我所需要的GTD工具，只是一个todo list和一个日历

看到最后，我发现我需要的借助工具的地方只有两个，一个行动清单和一个日历。有了行动清单，我就知道下一步要做什么，而不用时刻在脑子里想着有什么 事还没做。有了日历，我就知道在某个特定日期我需要做什么，而不用想着接下来会有什么约会。听起来像是废话对吗？可是脑子不需要去记忆这些事项，只需要集 中精力在当下，这不正是心如止水吗？

当我明白GTD主要在于用脑子思考和分析，GTD工具只是辅助记忆和提醒时，一切都明朗起来了。我无非就是需要一个提醒我接下来需要做什么事的 todo list，以及一个记录及提醒我特定时间或日期需要做什么事的日历。顺着这个思路，我得确定工具的形式。因为我的工作大多数时间在电脑前完成，所以我选择 软件。而且，做为todo list来说，能够调整顺序，能够按情境筛选清单，总比写在纸上固定死要来得好。特别是某件事情需要我离开办公室时，我可以筛选一下，马上就可以看到还有 哪些事情也要是离开办公室办的，就可以顺便一并搞定。另外，日历最好也具有提醒功能，这也是为什么我要把某个事项写进日历的原因。总之，软件工具最适合 我。

• 目前我所使用的GTD软件

目前我用TODOIST和google calendar。 选择TODOIST的原因是因为它界面相当简洁，让我可以集中注意于清单，不会被其他无用的元素分散注意力。而且它还支持任务标签，作用相当于GTD里所 谓的context（情境）。而且是web应用，跨平台。要在TODOIST里新建一个任务，必须先建立一个项目。但是我没有把项目当做项目的概念来用， 因为我觉得用标签来区分就完全足够了，项目建太多反而显得杂乱。我只建了两个项目，Work和Personal，并为两个项目分别建立三个子项 目：Next Action，Waiting for和Someday/Maybe。各项目功用很明确，下面要做的记到Next Action，委派的记到Waiting for，将来想要实现的记到Someday/Maybe，还未来得及处理的事项就先记到顶层项目里，把顶层项目做为Inbox来使用。至于日历 google calendar，没什么好解释，免费的手机短信提醒，与Android手机同步，完全足够了。

• GTD是一种态度

其实在上一个标题中，我改了用词，不说GTD工具而说GTD软件。因为写到现在，我想说其实根本不存在什么GTD工具，因为GTD它不是工 具，GTD是一种方法，一种理念。我比较流行的话来说，GTD是一种态度。GTD不应该被任务一种工具固定了模式和套路，每个人都可以借助不同的工具来达 到搞定的目的。这就好像武功的最高境界，并不在于一招一式，而是无招胜有招。

最后，衷心希望各位都能找到自己的GTD之路！

五个最佳的GTD应用软件

Posted on 2008-04-14

GTD是一种生活方式，重要的是理念和体系，工具只是一种配合

--GTDLife

Remember the Milk (基于页面)

非常流行的基于页面的GTD系统，以至于很多朋友因为在《推荐四个在线任务管理网站》里没有提到他给我发来email询问，呵呵～～原因是我一直把Remember the Milk当作一个完整的GTD系统，而那篇文章里介绍的只是“任务管理网站”，呵呵～

Remember the Milk的特点其实就是“基于页面”的特点：

• 只要有网络，可以随时随地使用。

• 方便的和Gmail，Google calendar进行同步

关于他的使用，可以参看这篇文章。本来想翻译，但是觉得没有必要，RTM还是比较容易上手的，呵呵～

GTDLife曾将他评为“最著名的WebGTD工具：rememberthemilk”

Microsoft Outlook (Windows桌面工具)

outlook应该是我们接触最早的邮件管理软件～但是很诧异的是在xp之前的版本中，日程管理功能竟然是出奇的差～其实到现在他也没有好到哪去，否则也不会有add-ins的出现.下面这三款插件是GTDer经常使用的：

• Jello.Dashboard

• GTD Outlook Add-in

• Outlook and OneNote

可以说配上这三门火炮的outlook才能称之为一个像样的“GTD应用软件”

ThinkingRock (Windows/Mac/Linux桌面工具)

ThinkingRock是GTDLife开始一直推荐的GTD工具，但是后来为什么不推荐了呢？原因如下：

• 流程过于标准化，操作起来比较繁琐，适合严格意义上的GTD，不能做任何的朴素化处理

• 事实证明，大多数的GTDer都经历了这样一个过程“见到ThinkingRock的时候非常兴奋，终于找到了。慢慢的就觉得这样的软件好复杂，好古板。用起来好累，算了，放弃吧～”。

但是，ThinkingRock仍然是GTD入门者必须使用的一个工具，因为这个工具能够帮助我们更好的理解GTD流程～

所以，GTDLife建议：刚入门的GTDer一定要使用ThinkingRock，已经比较熟练的GTDer最好不要使用ThinkingRock。

Bonsai(Windows 桌面工具)

一直关注GTDLife.cn的朋友一定不会对Bonsai陌生，这是我在blog上向大家经常推荐的软件之一，他是一种Outline式的软件，可以让你对自己的项目，对自己的任务一目了然，并且可以通过back2bonsai插件，以及自带的过滤器功能，实现很多“高阶”的应用，到目前为止，我用起来都非常的顺手～

最近正在和大家探讨的《重新认识我们的清单》系列，就使用bonsai作为操作的工具。

笔和纸

任何时候我们都不能忘记笔纸，即使我们有再先进的工具。就像我们的输入法不论多么的方便，快捷，我们仍然不能放弃用手写字～任何的工具都是对笔纸的模仿，千万不要弃本逐末。

这是GTDLife认为最好的GTD应用软件，你们还有什么推荐的？？来交流圈谈谈吧～

时间管理GTD工具

GTD，Getting Things Done的缩写。来自于David Allen的一本畅销书《Getting Things Done》。 GTD的核心理念在于只有将你心中所想的所有的事情都写下来并且安排好下一步的计划，你才能够心无挂念，全力以赴地做好目前的工作，提高效率。GTD通过 将所有的这些事都罗列出来再进行分类，确定下一步的处理方法，将所有这些悬而未决之事都纳入我们可控制的一个管理体系中。GTD的具体做法可以分成收集、 整理、组织、回顾与行动五个步骤。

 

GTD的理念非常好，让我有了冲动，于是找了一下GTD的一些工具，比如：

1. Remember the Milk

    这是个Web版本的，界面很漂亮。特别赞的是添加任务时，会弹出一些自动提示。比如：@ 地点 ! 优先级 # 类别标签，等等。不过手机服务是收费的。

   

2. ThinkingRock

    这是软件非常专业，严格按照GTD的理论安排计划。通过ThinkingRock可以帮助我们梳理GTD的流程，但是缺点是太专业，使得使用起来感觉略为烦琐。从下面的图可以看出来：

   

 

3. Doit.im

    国产免费的GTD软件，使用AIR开发，界面非常漂亮，操作也很便捷。     （国产免费，很不错？）

   

4. MonkeyGTD

    这个比较有意思，只需要一个html文件就可以进行GTD管理。相比之下，界面是简陋了一些。

   

 

5. GTDInbox

    这是一个Firefox中的Gmail插件，会在Gmail界面左边插入GTD的菜单。我试用了一下，有些不习惯。

   

6. My Life Organized

    一款桌面GTD软件，界面简洁易用，收费软件，同时也提供了一个免费版本。

   

当然，还有一些其他的，比如Outlook插件之类的。由于我一直使用的是Thurderbird，所以直接放弃了Outlook。同时，不得不提的是Google Calendar，功能已经很全，并且有Open API可以调用，最赞的是还提供免费的短信通知服务。但是，我个人感觉界面操作还是太复杂了。

上面列举的GTD软件都很优秀，但并不是适合每个人。说实话，这些工具中，我都没有找到一个最适合我用的。也许印证了这句话：最好的GTD工具，是纸和笔。